월말결산·회계결산 업무를 줄이는 그룹웨어·경비관리가 연결된 시스템 4가지 비교

특히 연말결산이나 회계결산 시즌이 다가오면, 회계팀의 월말은 늘 비슷한 모습으로 반복됩니다. 지출은 이미 발생했고, 결재는 어딘가에서 끝났고, 증빙은 아직 다 모이지 않았습니다. 
이 상태에서 회계팀은 단순히 숫자를 정리하는 역할을 넘어서 누락 여부를 확인하고, 다시 요청하고, 왜 이렇게 처리됐는지를 설명해야 하는 역할을 맡게 됩니다. 그리고 이 판단의 책임은 시스템이 아니라 담당자에게 남습니다.
그래서 최근에는 연말결산 직전에 문제를 수습하는 방식이 아니라, 월말결산·회계결산 단계에서부터 지출·증빙·결재 흐름을 어떻게 연결할 것인지를 다시 고민하는 기업들이 늘고 있습니다.

이 글에서는 회계팀 월말결산 기준으로 그룹웨어와 경비·지출 관리가 어떻게 연결되는지에 따라 시스템 4가지를 비교합니다. 다만, 이 비교는 정답을 고르기 위한 글은 아닙니다.

회계결산과 월말결산 때 회계팀은 왜 월말마다 야근하게 될까요?

회계팀의 월말 야근은 단순히 일이 많아서 생기지 않습니다. 현장에서 더 자주 나오는 이야기는 일을 못해서가 아니라, 기다리고 확인하느라 늦어진다는 말입니다.

비용은 각 부서에서 발생하고 증빙 제출과 결재 요청도 부서별로 따로 올라옵니다. 그 과정에서 회계팀은 단순히 숫자를 처리하는 역활을 넘어서 자료를 기다리고, 다시 확인하고, 설명하는 역할까지 맡게 됩니다. 이 시간이 쌓이면서 월말 야근으로 이어지는 경우가 많습니다.

혹시 확인 업무와 재요청 업무가 끊겨 있진 않나요?

회계팀 입장에서 월말이 어려워지는 이유는 크게 보면 두 가지로 정리됩니다.

❗️ 부서별 업무가 흩어져 있어, 자료가 한 번에 모이지 않습니다.
실제 현장에서는 이런 상황이 자주 생깁니다. 결재는 그룹웨어에서 끝났는데 실제 지출 내역이나 증빙은 따로 관리되고 요청은 메일이나 메신저로 흩어져 들어옵니다. 이렇게 업무가 나뉘어 있으면 회계팀은 자연스럽게 이런 질문을 반복하게 됩니다.

업무가 하나의 흐름으로 이어지지 않다 보니, 처리보다 확인에 더 많은 시간이 쓰이게 됩니다.

 ❗️늦게 도착한 자료를 월말에 다시 검증하게 됩니다.

특히 법인카드나 경비처럼 건수가 많은 지출은 이 문제가 더 크게 느껴집니다.

자료가 제때 들어오지 않으면 월말에 한꺼번에 몰려서 검증해야 하고, 그 과정에서 재요청과 추가 확인이 반복됩니다. 이렇게 되면 회계팀의 월말은 실제 업무 시간보다 확인·재요청 시간이 더 길어지는 구조가 됩니다.

이 두 가지 업무는 각각만 놓고 봐도 회게팀 입장에서는 큰 부담입니다. 하지만 이 업무들이 서로 끊겨 있다면, 회계팀의 월말 업무는 같은 일을 여러 번 반복하게 되면서 체감 업무량이 더 커지게 됩니다. 확인을 한 번 하고, 다시 요청하고, 그 결과를 또 확인하는 구조가 반복되기 때문입니다.

그럼, 어떻게 해야 회계결산 업무를 줄일 수 있을까요?

많은 회사에서 처음 떠올리는 해결 방법은 이렇습니다.

물론 이렇게 나눠서 쓰는 것도 하나의 방법입니다. 하지만 실제로는 시스템이 나뉘어 있을수록 회계팀이 확인해야 할 포인트는 더 늘어나는 경우가 많습니다.
반대로, 결재 흐름은 어떻게 이어지는지, 지출과 증빙은 어디에서 확인하는지, 회계팀이 어느 시점에서 개입해야 하는지 이 흐름이 하나로 연결된 시스템을 쓰면, 회계팀이 직접 묻고 확인해야 할 일이 눈에 띄게 줄어듭니다.

그룹웨어부터 경비관리까지 이어지는 시스템 4가지

✔️ 스팬딧

※아래 기능은 어떤 기준으로 설정하느냐에 따라 급여 계산 결과와 설명 책임이 달라질 수 있습니다.

스팬딧은 지출과 증빙을 '발생 시점'에서 정리가 가능한 시스템입니다.
스팬딧은 지출이 발생하는 순간부터 증빙과 사용 내역이 함께 정리되도록 설계된 서비스입니다. 법인카드 사용 내역이나 전자 증빙이 자동으로 모이고, 지출과 증빙이 하나의 흐름으로 연결되기 때문에 회게팀이 월말에 "이 건 증빙은 어디 있나요?"를 다시 묻는 상황이 크게 줄어듭니다.
특히 경비·법인카드 사용 건수가 많아, 월말마다 증빙 누락이나 재요청이 반복되는 조직이라면 확인과 재설명을 줄이는 데 체감 효과가 큰 구조입니다.

출처: 스팬딧

✔️ 하이웍스

※아래 기능은 어떤 기준으로 설정하느냐에 따라 급여 계산 결과와 설명 책임이 달라질 수 있습니다.

하이웍스는 결재 흐름과 승인 상태를 명확하게 관리가 가능한 시스템입니다.
하이웍스는 그룹웨어 기반의 전자결재 흐름이 강점인 서비스입니다. 누가 결재 중인지, 어디에서 문서가 멈춰 있는지를 한눈에 확인할 수 있어 회계팀이 결재 상태를 확인하기 위해 개별적으로 연락할 필요를 줄여줍니다.
다만 지출 수집이나 증빙 정리는 각 부서의 제출과 입력에 의존하는 구조이기 때문에, 결재 이후의 지출·증빙 단계에서는 추가 확인이 필요한 경우가 있습니다.

출처: 하이웍스

✔️ 이카운트

※아래 기능은 어떤 기준으로 설정하느냐에 따라 급여 계산 결과와 설명 책임이 달라질 수 있습니다.

이카운트는 회계팀 기준으로 전표·마감 상태를 명확하게 관리가 가능한 시스템입니다.

이카운트는 회계 전표 처리와 장부 관리에 강점을 가진 서비스입니다. 회계팀 기준에서 미확인·확인 상태를 명확하게 구분할 수 있어, 마감 전에 아직 처리되지 않은 전표나 지출 내역을 한눈에 점검하기에 적합합니다.
다만 지출이 발생하는 단계에서 증빙 제출을 강제하거나 누락을 사전에 차단하는 구조보다는, 회계 입력 이후에 확인·정리하는 역할에 강점이 있습니다. 그래서 월말에는 앞단 자료를 한 번 더 확인하는 과정이 남을 수 있습니다.

출처: 이카운트

✔️ 다우오피스

※아래 기능은 어떤 기준으로 설정하느냐에 따라 급여 계산 결과와 설명 책임이 달라질 수 있습니다.

다우오피스는 그룹웨어와 경비관리 흐름을 함께 가져갈 수 있는 시스템입니다.
다우오피스는 그룹웨어를 중심으로 전자결재와 경비관리 기능을 함께 사용하는 구조입니다. 법인카드 내역 수집, 결재 진행 상태, 경비 처리 현황을 한 화면에서 확인할 수 있어 회계팀이 각 시스템을 오가며 상태를 확인하는 부담을 줄여줍니다.
다만 증빙과 지출의 연결 방식은 회사 설정과 사용 방식에 따라 체감 차이가 있어, 운영 구조에 맞춘 초기 설정이 중요한 편입니다.

출처: 다우오피스

어떤 시스템이 우리 회사에 맞을까요?

모든 회사에 똑같이 잘 맞는 시스템은 없습니다. 부서 수, 결재 단계, 경비 규모와 지출 방식에 따라 월말에 막히는 지점은 회사마다 다르기 때문입니다. 그렇다면 우리 회사에 꼭 맞는 솔루션을 찾아봐야곘죠.

하지만 현실은 어떨까요? 실제로 직접 솔루션을 찾아봤던 실무자들은 이렇게 말합니다.

임팩트플로우는 바쁜 실무자분들을 대신해, 우리 기업 상황에 딱 맞는 시스템을 기업의 업종, 규모, 조직 구조를 바탕으로 그 문제를 해결할 수 있는 서비스들을 기능과 연결 방식 기준으로 비교·안내해드립니다.

자주 묻는 질문

지출 승인은 그룹웨어에서, 증빙 처리는 경비관리 시스템에서 이루어지면 두 시스템 간 데이터가 자동으로 동기화되지 않아 담당자가 수동으로 확인·입력해야 합니다. 이 이중 작업이 월말결산 야근의 주요 원인 중 하나입니다. 통합 시스템은 결재 완료 시점에 자동으로 회계 장부에 반영되어 이 문제를 해결합니다.

결재 자동화와 세금계산서 수집 자동화는 별개 기능입니다. 세금계산서 자동 수집은 홈택스 API 연동을 통해 이루어지며, 이를 지원하는 솔루션이어야 가능합니다. 그룹웨어 기반 시스템 중 일부는 이 두 기능을 모두 통합 제공하지만, 그렇지 않은 경우 별도 세금계산서 수집 솔루션과 연동 설정이 필요합니다.

연동 가능 여부는 솔루션마다 다릅니다. 더존 iCUBE, SAP, 영림원 같은 ERP와 API 연동을 공식 지원하는 제품이 있고, 엑셀·CSV 내보내기로 간접 연동을 지원하는 제품도 있습니다. 도입 전 현재 사용 중인 ERP 또는 회계프로그램과의 연동 방식을 반드시 확인하고, 가능하면 실제 테스트 환경에서 검증하는 것이 좋습니다.

스마트폰 카메라로 영수증을 촬영하면 OCR 기술로 금액·날짜·공급자 정보가 자동 인식되어 경비 신청서에 자동 입력됩니다. 결재 흐름도 앱에서 바로 진행되므로, 종이 영수증 수거나 엑셀 보고서 작성 단계가 사라집니다. 이를 통해 직원 1인당 월평균 30~60분의 경비 처리 시간을 절감할 수 있습니다.

임팩트플로우는 B2B SaaS 구매 의사결정을 구조화하고, 그 결과를 세일즈 실행까지 연결하는 AI GTM 시스템입니다.