Teams 전자결재, 연동 방식 3가지로 고르는 기준과 도입 전 질문 10개
핵심 요약
Teams 전자결재는 기본 승인 앱, Power Automate 직접 구축, 전자결재 SaaS 연동 3가지로 붙입니다. 승인 앱의 결재선·문서번호·보관 한계, Entra ID 조직도 동기화 확인 항목, 도입 전 벤더에 확인할 질문 10개를 정리합니다.
Teams 안에서 결재를 처리하는 방법은 Teams 기본 승인(Approvals) 앱, Power Automate 직접 구축, 전자결재 SaaS 연동 3가지입니다. 결재선이 단순하면 승인 앱으로 충분하지만, 문서번호·합의·근태 연동이 필요하면 Entra ID 조직도와 얼마나 깊게 이어지는지를 기준으로 골라야 합니다.
Teams 전자결재, 연동 깊이에 따라 3가지로 갈립니다
Teams 전자결재란 Microsoft 365 계정과 Teams 채팅·알림을 그대로 쓰면서 기안·결재선·승인 이력을 남기는 결재 방식을 말합니다. 그룹웨어를 새로 깔고 메일과 메신저를 옮기는 대신, 이미 쓰고 있는 M365 환경 위에 결재 흐름을 얹는 것이 핵심입니다. 전자결재 자체의 개념과 범위는 전자결재란 무엇인지에서 따로 정리했습니다.
M365 환경에 결재를 붙이는 경로는 크게 3가지이고, 경로마다 결재 데이터가 머무는 곳과 사내에서 관리해야 하는 범위가 다릅니다.
| 방식 | 결재가 일어나는 곳 | 맞는 조직 |
|---|---|---|
| Teams 기본 승인 앱 | Teams 승인 앱·채팅에서 요청, 데이터는 기본 Dataverse 환경에 저장 | 결재선이 짧고 승인 기록만 남기면 되는 팀 |
| Power Automate 직접 구축 | 양식 제출 → 흐름(Flow)이 조건별로 결재자 지정 → Teams 알림 | 흐름을 만들고 고칠 IT 담당자가 상주하는 조직 |
| 전자결재 SaaS 연동 | 독립 결재 서비스, Teams는 알림·승인 창구와 로그인에 사용 | 문서번호·합의·근태·경비까지 한 흐름으로 관리하려는 조직 |
세 방식은 우열이 아니라 조건의 차이입니다. 구글 워크스페이스를 쓰는 회사라면 같은 판단을 구글 워크스페이스 전자결재 연동 깊이 3단계에서 구글 기준으로 정리해 두었고, 플랫폼과 무관한 일반 선택 기준은 전자결재 시스템을 고르는 4가지 축에서 확인할 수 있습니다. 여기서는 이미 M365와 Teams를 쓰는 회사가 어디까지 Teams 안에서 끝낼 수 있는지만 봅니다.
Teams 기본 '승인(Approvals)' 앱으로 되는 것과 안 되는 것
Teams 승인 앱은 모든 Teams 사용자에게 개인 앱으로 제공되고, 첫 승인 요청을 만들 때 조직의 기본 Microsoft Dataverse 환경에 승인 솔루션이 자동으로 준비됩니다(Microsoft Learn — Teams에서 승인 앱 관리). 승인 요청을 만들 때 결재자와 승인 순서를 정할 수 있고, 팀 소유자는 지출 보고처럼 자주 쓰는 요청을 템플릿으로 만들 수 있습니다(Microsoft 지원 — 승인 만들기). 국내 결재 관행에서 따지는 5가지 기준으로 놓고 보면 다음과 같습니다.
| 기준 | 확인 | Teams 승인 앱 기준 내용 |
|---|---|---|
| 결재선 | ✅ | 결재자 지정과 승인 순서 선택 가능. 다만 금액별 전결, 부재 시 자동 대결 규칙은 공식 문서에 언급 없음 |
| 합의·참조 | ⚠️ | 요청이 만들어진 채팅·채널 참여자는 열람자 역할을 받지만, 국내식 합의·참조 단계를 별도로 두는 기능은 확인되지 않음 |
| 문서번호 | ⚠️ | 부서·연도별 문서번호 자동 채번은 공식 문서에 언급 없음 |
| 보관 | ⚠️ | 기본 Dataverse 환경에 저장되며, 이 환경은 현재 백업을 지원하지 않음. 관리자가 Dataverse 보존 정책을 따로 설정해야 함 |
| 감사 이력 | ✅ | 요청 생성·승인·반려·취소·재지정·파일 첨부 등이 Microsoft Purview 감사 로그에 기록됨 |
✅ 공식 문서로 확인 · ⚠️ 공식 문서로 확인되지 않거나 별도 설정이 필요(도입 전 확인). 2026년 10월 Microsoft Learn·Microsoft 지원 문서 기준입니다.
정리하면 승인 앱은 '누가 언제 승인했는가'를 남기는 데는 충분하지만, 문서번호를 매기고 합의 부서를 거쳐 기안 원본을 연도별로 보관하는 국내식 결재 대장 역할까지 맡기기는 어렵습니다. 라이선스 조건도 확인해야 합니다. 관리자 문서는 승인 앱 배포 조건으로 Power Automate·Microsoft 365·Dynamics 365 중 하나의 라이선스를, 새 승인 템플릿을 만드는 사용자에게는 Microsoft Forms 라이선스를 요구한다고 적고 있습니다. 우리 회사 M365 플랜에 이 조건이 포함되는지는 관리 센터에서 직접 확인하는 편이 확실합니다. 템플릿은 팀당 최대 400개, 템플릿 하나당 요청 50,000건까지 수집된다는 한도도 함께 안내돼 있습니다.
전자결재 SaaS를 Teams에 붙이는 연동 형태 3가지 비교
승인 앱의 한계를 넘기려고 전자결재 SaaS를 붙이기로 했다면, 다음으로 볼 것은 'Teams 연동'이 구체적으로 어떤 형태인지입니다. 같은 'Teams 연동 지원'이라는 표현 아래 탭으로 화면을 띄우는 것, 알림만 보내는 것, 계정만 공유하는 것이 섞여 있습니다. Power Automate로 직접 만드는 경우도 결국 아래 3가지 중 어느 형태를 구현하느냐의 문제입니다.
| 연동 형태 | Teams 안에서 되는 것 | Teams 밖으로 나가야 하는 것 |
|---|---|---|
| SSO 계정 연동형 | M365 계정으로 결재 서비스에 로그인 | 기안·승인·알림 확인 전부 결재 서비스 화면에서 처리 |
| 알림 봇형 | 결재 요청·완료·반려 알림을 Teams 채팅으로 수신, 서비스에 따라 카드에서 바로 승인·반려 | 기안 작성, 첨부 확인, 결재 문서함 조회 |
| Teams 앱 탭형 | 결재 화면 자체를 Teams 탭·개인 앱으로 열어 기안부터 문서함 조회까지 처리 | 관리자 설정(양식·결재선 규칙), 일부 서비스는 모바일 결재 |
세 형태는 겹쳐서 제공되는 경우가 많습니다. 실무에서 체감 차이가 가장 큰 항목은 알림 카드에서 승인까지 끝나는지 여부입니다. 알림만 오고 승인하려면 브라우저를 다시 열어야 한다면, 결재자 입장에서는 메일 알림과 크게 다르지 않습니다. 반대로 탭형이라도 Teams 모바일 앱에서 같은 화면이 열리는지는 서비스마다 다르므로, 외근이 잦은 결재자가 많다면 모바일에서 직접 시험해 보는 것이 좋습니다.
체크리스트로 쓰려면 다음 3가지를 데모에서 실제로 눌러 보면 됩니다.
- 로그인 — M365 계정 하나로 결재 서비스까지 추가 인증 없이 들어가지는지
- 알림 승인 — Teams 알림 카드에서 승인·반려와 의견 입력까지 끝나는지, 링크만 오는지
- 기안 위치 — 휴가원 같은 기안을 Teams 탭 안에서 작성할 수 있는지, 별도 웹 화면으로 이동하는지
우리 회사도 이런 상황인가요?
고민을 고르면 추천 조건에 바로 들어가요
Entra ID 계정·조직도 동기화 확인 항목
Teams 전자결재에서 가장 많이 깨지는 곳은 결재 화면이 아니라 조직도입니다. M365의 사용자·그룹은 Microsoft Entra ID(2023년 Azure Active Directory에서 이름이 바뀜, Microsoft Learn — Azure AD의 새 이름)에서 관리되는데, 결재 서비스가 이 정보를 어떻게 받아 가는지에 따라 인사 이동 때마다 결재선을 손으로 고쳐야 할 수도 있습니다.
Entra ID는 SCIM 같은 표준으로 외부 앱에 사용자 계정을 자동으로 만들고, 정보가 바뀌면 갱신하고, 퇴사자는 비활성화하는 자동 프로비저닝을 지원합니다(Microsoft Learn — Entra ID 앱 자동 프로비저닝). 다만 결재 서비스가 이 연동을 지원하는지, 지원한다면 어떤 속성까지 받는지는 서비스마다 다릅니다. 아래 4가지 시나리오를 그대로 질문하면 차이가 드러납니다.
| 시나리오 | 결재선이 깨지는 지점 | 확인할 것 |
|---|---|---|
| 입사 | M365 계정은 생겼는데 결재 서비스에 사용자가 없어 첫 휴가원을 못 올림 | 계정 생성이 자동인지, 관리자가 수동 초대하는지 |
| 퇴사 | M365 계정을 막아도 결재 서비스 계정이 살아 있거나, 퇴사자 앞으로 대기 중인 결재가 멈춤 | 계정 비활성화 연동 여부, 대기 결재를 누구에게 넘기는지 |
| 부서 이동 | Entra ID의 부서·관리자 정보는 바뀌었는데 결재선은 예전 팀장에게 감 | 부서·관리자 속성을 결재선 규칙에 자동 반영하는지 |
| 겸직 | Entra ID에는 소속이 하나뿐이라 두 번째 부서의 결재선에서 빠짐 | 겸직·대행 직위를 결재 서비스 쪽에서 따로 지정할 수 있는지 |
겸직은 Entra ID 동기화만으로 해결되지 않는 경우가 많아, 결재 서비스 자체 조직도에서 보완할 수 있는지가 중요합니다. 법인이 둘 이상이거나 사업장마다 결재 권한을 나눠야 한다면 다법인 그룹웨어 선택 기준에서 다룬 법인별 결재선 분리 항목도 함께 보는 것이 좋습니다.
M365 위에 그룹웨어를 또 얹을 때 생기는 이중비용 점검법
결재 때문에 그룹웨어를 도입하면 M365에 이미 있는 메일·메신저·화상회의·파일 공유를 그룹웨어에서도 한 번 더 사게 되는 경우가 생깁니다. 결재만 필요한데 묶음 상품 전체를 쓰는 셈입니다. 이중비용은 아래 3단계로 점검할 수 있습니다.
- 겹치는 기능 표시 — 그룹웨어 기능 목록에서 메일·메신저·캘린더·드라이브처럼 M365가 이미 제공하는 항목을 지웁니다. 남는 항목이 결재·근태·경비뿐이라면 결재 단독 서비스도 비교 대상에 넣어야 합니다.
- 과금 대상 인원 확인 — 과금 단위가 인원이든 기능 묶음이든, 실제 기안·결재를 하는 사용자 범위와 계약 범위가 일치하는지 봅니다. 결재를 거의 하지 않는 현장 인력까지 같은 조건으로 묶이는지 확인합니다.
- 요금제별 결재 기능 범위 확인 — 기본 요금제에 결재가 포함되는지, 근태 신청이 결재로 넘어가는 순간 상위 요금제가 필요한지 확인합니다. 이 항목은 견적서만으로는 드러나지 않아 사용 시나리오를 적어 보내 받는 편이 정확합니다.
그룹웨어를 쓰던 조직도 실제로 쓰는 결재는 휴가원 하나뿐인데 전체 기능의 유지비를 내는 경우가 적지 않습니다. 전자결재만 필요한 조직이 그룹웨어와 결재 단독 서비스 중 무엇을 고를지는 전자결재만 필요한 조직의 그룹웨어 선택법에서 더 자세히 다룹니다.
사무직 중심 기업 도입 담당자
"개인 신청을 하면 그게 전자결재로 들어가서 요금제를 비싼 걸로 써야 된대요."
임팩트플로우는 B2B SaaS 매칭 플랫폼으로, 기업에 최적화된 전자결재 솔루션을 연결합니다. Teams·Entra ID 연동을 지원하는 전자결재 솔루션은 업무 자동화 솔루션 목록에서 조건별로 나란히 볼 수 있습니다.
휴가·연장근무·지출결의를 Teams 안에서 끝내는 업무자동화 흐름
Teams 전자결재의 효과가 가장 크게 나는 곳은 매일 반복되는 근태·경비 결재입니다. 기안자는 Teams를 떠나지 않고 신청하고, 결재자는 알림 카드에서 승인하고, 결과는 근태 집계와 캘린더에 자동으로 반영되는 흐름이 목표입니다.
| 업무 | Teams 안의 흐름 | 자동화되면 사라지는 수작업 |
|---|---|---|
| 휴가 | 신청 → 팀장 알림 카드 승인 → 연차 잔여 차감 → Outlook 캘린더 반영 | 연차 대장 수기 차감, 팀 일정표 별도 공유 |
| 연장근무 | 사전 신청 → 승인 → 근태 기록과 대조 → 월 집계 | 월말 승인 메일과 출퇴근 기록 맞대조 |
| 지출결의 | 영수증 첨부 기안 → 금액별 결재선 → 회계 담당 알림 | 금액 기준 결재자 수동 지정, 증빙 별도 취합 |
이 흐름은 결재 서비스 혼자서는 완성되지 않고 근태·회계 기능과 이어져야 합니다. 그래서 근태 솔루션을 검토하는 담당자는 결재·메일과의 연결 여부를 함께 묻는 경우가 많습니다. Teams 승인 앱만으로는 연차 차감이나 근태 집계가 되지 않으므로, 이 단계가 필요하다면 근태와 결재가 한 서비스에 있거나 서로 연동되는 솔루션을 봐야 합니다. 휴가원·지출결의서 같은 양식에 꼭 들어가야 할 항목은 전자결재 양식 만드는 법에서 확인할 수 있고, 결재 자동화를 먼저 도입한 회사들이 어떤 순서로 업무를 넓혀 갔는지는 HR 업무 자동화 도입 사례에서 볼 수 있습니다.
도입 전 벤더에 확인할 질문 10개
어떤 방식을 고르든 아래 10개 질문은 벤더 소개 자료만으로는 답이 나오지 않습니다. 데모나 무료 체험 기간에 우리 M365 계정으로 직접 확인하는 편이 확실합니다.
- SSO — M365(Entra ID) 계정으로 로그인되고, 퇴사자 계정을 막으면 결재 서비스 접근도 함께 막히나요?
- 자동 프로비저닝 — 입사자 계정이 결재 서비스에 자동으로 만들어지나요, 관리자가 따로 초대해야 하나요?
- 조직도 속성 — Entra ID의 부서·관리자 정보가 결재선에 자동 반영되나요? 겸직은 어떻게 지정하나요?
- Teams 알림 승인 — 알림 카드에서 승인·반려와 의견 입력까지 끝나나요?
- Teams 안 기안 — 기안 작성과 결재 문서함 조회를 Teams 탭 안에서 할 수 있나요? 모바일 Teams에서도 같은가요?
- 문서번호·보관 — 부서·연도별 문서번호가 자동으로 매겨지고, 완료 문서를 해지 후에도 일괄 내려받을 수 있나요?
- 근태 연동 — 휴가·연장근무 승인이 연차 잔여와 근태 집계에 자동 반영되나요?
- 요금제별 범위 — 결재와 Teams 연동이 기본 요금제에 포함되나요, 상위 요금제에서만 열리나요?
- 다사업장 — 사업장별 Entra ID 그룹에 맞춰 조직도와 결재 권한을 나누고, 전사 결재 현황은 한 화면에서 볼 수 있나요?
- 해외법인 — 해외법인이 별도 M365 테넌트를 쓰는 경우에도 연결되나요? 영문 결재 양식과 알림을 쓸 수 있나요?
질문에 '아니오'가 나온 항목은 그만큼 사람이 손으로 메워야 하는 일입니다. 사내 규정상 정해진 결재 형식이 있어 기본 설정으로 부족하다면 커스터마이징 범위도 함께 봐야 하는데, 이 부분은 전자결재 커스터마이징 한계와 해결 대안에서 정리했습니다.
자주 묻는 질문
Teams에 전자결재 기능이 기본으로 있나요?
Teams에는 승인(Approvals) 앱이 기본 제공되어 결재자 지정, 승인 순서 선택, 파일 첨부, 템플릿 작성이 가능합니다. 다만 부서·연도별 문서번호, 국내식 합의 단계, 연차 차감 같은 근태 연동은 공식 문서에서 확인되지 않습니다. 승인 기록만 남기면 되는 팀은 기본 앱으로 시작하고, 결재 대장 역할이 필요하면 전자결재 서비스를 함께 검토해야 합니다.
Teams 승인 앱을 쓰려면 별도 라이선스가 필요한가요?
Microsoft 관리자 문서는 승인 앱 배포 조건으로 Power Automate·Microsoft 365·Dynamics 365 중 하나의 라이선스를, 새 승인 템플릿을 만드는 사용자에게는 Microsoft Forms 라이선스를 요구한다고 안내합니다. 전자서명 승인을 쓰려면 Adobe Acrobat Sign이나 DocuSign 같은 서명 서비스 라이선스가 따로 필요합니다. 우리 회사 플랜에 포함되는지는 M365 관리 센터에서 확인하는 것이 정확합니다.
Teams로 결재한 문서도 법적 효력이 있나요?
전자문서는 전자적 형태라는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않습니다(전자문서 및 전자거래 기본법 제4조). 다만 내용을 열람할 수 있고 작성 당시 형태로 보존돼 있어야 하므로, 승인 기록이 저장되는 위치와 보존 기간을 정해 두는 것이 중요합니다. Teams 승인 앱 데이터가 저장되는 기본 Dataverse 환경은 현재 백업을 지원하지 않아, 보존 정책을 따로 설정하거나 완료 문서를 별도로 보관하는 편이 안전합니다.
이미 그룹웨어 결재를 쓰는데 Teams로 옮겨도 되나요?
옮길 수는 있지만 결재 이력 이관이 먼저입니다. 기존 그룹웨어의 완료 문서와 결재 이력을 어떤 형식으로 내려받을 수 있는지, 새 서비스에서 그 이력을 조회할 수 있는지를 확인한 뒤 전환 시점을 정해야 합니다. 메일·메신저는 M365로 옮기고 결재만 기존 서비스를 유지하는 단계적 전환도 선택지입니다.
Teams를 그대로 쓰면서 결재를 붙이려면 승인 앱으로 충분한지, Entra ID 조직도와 근태까지 이어져야 하는지부터 정해야 합니다. 임팩트플로우는 B2B SaaS 매칭 플랫폼으로, 기업에 최적화된 전자결재 솔루션을 연결합니다.
우리 회사도 이런 상황인가요?
해당하는 고민을 고르면 추천 조건에 바로 들어가요
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