[고객사례] "1년 걸린 솔루션 검토, 조건 맞는 곳만 추려받고 끝냈어요"

Q. 담당자님과 회사 소개를 부탁드려요.

안녕하세요, 저는 총무팀 팀장입니다. 총무팀이다 보니 인사·자재·회계처럼 총무에 해당하는 업무를 전부 관리하고 있어요. 아래 직원들이 있지만 최종적으로는 제가 승인하고 확인하는 구조이고, 어느 부서와도 다 걸쳐 있는 팀입니다.

회사는 수도권에 있는 제조업이고, 오전 근무·오후 근무·야간 근무가 파트별로 다르게 돌아가는 교대 사업장이에요. 오전과 오후를 왔다 갔다 하는 분들도 있고 고정으로 근무하는 분들도 있어서, 파트마다 근무 형태가 다 다릅니다. 약 89명의 구성원이 함께 근무하고 있습니다.

Q. '제조업'의 인사 업무에서 어려운 점이 있었다면요?

교대 스케줄이 있으니 이분이 제 시간에 출근하셨는지, 제대로 퇴근하셨는지를 늘 확인해야 해요. 그런데 지문인식으로만 기록을 받으면 제가 일일이 찾아봐야 하는 번거로움이 생깁니다. 출퇴근 관리는 인사의 기본이고, 내년부터는 근태를 전자적으로 남기는 방향으로 이야기가 나오고 있어서 이 부분을 정립하려고 알아보기 시작했어요.

가장 큰 문제는 스케줄표를 시스템에 등록해두고 정상 여부를 판정하는 구조가 아니었다는 점입니다. 출퇴근 시간대만 찍히니 그 시간대를 스케줄과 하나씩 비교해서 정상인지·누락인지·지각인지·조퇴인지·연차인지, 야근이 있었는지를 전부 사람이 판단해야 했어요.

수기로, 엑셀에 수식을 다 넣어서 관리했는데 웬만하면 잘못 산정되지는 않아요. 문제는 시간이 오래 걸린다는 것과 거기 들어가는 인건비입니다. 인사에서 확인하는 데 계속 딜레이가 생기면 근무자도 힘들고, 소요 시간이 너무 많아 다른 업무까지 지장을 받게 돼요.

직원분들도 "이번 달에 제 야근이 얼마나 되나요?" 같은 질문을 자주 하셨어요. 정리해서 알려드리면 "제가 지각을 했다고요?", "저는 분명히 찍었는데요"라는 이야기가 나옵니다. 누락되신 분들은 거의 본인이 누락된 줄 모르셨어요. 데이터에는 기록이 없는데 본인은 찍었다고 기억하시니, 기계 오류인지 기억 착오인지를 두고 뒤늦게 조율해야 했습니다.

Q. 임팩트플로우에 상담을 요청한 계기는 무엇인가요?

"업체 소개는 다 좋다고 하는데, 전화하면 말이 달라져요"

인터넷과 블로그를 다 찾아보면서 프로그램 업체까지 10군데 정도 직접 전화를 돌렸어요. 그중 한 곳이 임팩트플로우였습니다. 솔루션 회사 소개를 보면 다 자기네가 좋고 싸다고 하는데, 막상 전화해보면 되는 것과 안 되는 것이 업체마다 다 다르게 나와요. 결론적으로 광고인 거죠.

저희는 근무가 딱 지정돼 있지 않고 계속 로테이션으로 돌아가서 그게 되는지가 1순위였고, 인사평가·출퇴근·메신저·전자결재 4개 중 하나를 빼겠다는 생각은 전혀 없었습니다. 그런데 인사평가는 있는데 메신저가 안 되거나, 출퇴근만 있거나, 다 있는데 인사평가가 없는 곳이 많았어요.

"제 언어와 업체 언어가 서로 안 통했어요"

여러 곳에 전화해보니 시간 소모도 만만치 않고, 제가 쓰는 단어가 그쪽 언어가 아니어서 소통이 잘 안 됐어요. 제가 필요한 걸 말해도 그쪽에서 이해를 못 하고, 그쪽 설명이 우리에게 진짜 필요한 것인지 저도 판단이 안 되는 소통 불능이 생깁니다. 그래서 부동산 중개처럼 양쪽 언어를 다 아는 곳에 "내가 필요한 매물은 이렇다"고 말하면 찝어주지 않을까 하는 생각으로 연락처를 남겼어요.

Q. 임팩트플로우를 통해 어떤 도움을 받으셨나요?

"두세 번 통화한 뒤로는 제가 따로 알아보지 않았어요"

원래 저는 중간 업체를 끼면 커미션이 붙어서 더 비싸게 계약하게 될 것이라는 생각 때문에 1대1로 진행하는 편이었어요. 부동산 중개 수수료처럼요. 그런데 두세 번 통화하고 나서는 이분에게 맡기는 게 훨씬 낫겠다는 생각이 들어서, 그때부터는 개인적으로 따로 알아보지 않고 안내받은 업체로만 연락했습니다.

"방향이 바뀌면 그에 맞는 대안을 다시 주셨어요"

계속 알아보다 보면 초반과 생각의 방향이 달라지잖아요. 저쪽은 포기하고 이쪽으로 가려 한다고 말씀드리면 "그러면 이런 것도 괜찮다"고 다시 제안해 주셨어요. "이런 조건이 되는 곳은 거의 없더라"고 하면 그 부분을 따로 찾아보는 방향과 대안까지 말씀해 주셨습니다. 중간에 주변에서 "여기 좋다더라"는 이야기를 듣고 직접 통화해본 곳도 있었는데, 결과적으로 안내받은 업체보다 좋지는 않았어요.

Q. 솔루션 도입 전/후, 어떤 점이 가장 달라졌나요?

"스케줄 기준으로 판정되니 확인할 게 줄었어요"

예전에는 지문 기록과 스케줄표를 사람이 대조해서 정상·지각·누락·야근을 하나씩 판정했어요. 이제는 등록된 스케줄을 기준으로 판정되니 어긋난 건만 확인하면 됩니다. 근로자분들도 앱에서 본인이 찍었는지 안 찍었는지를 그 자리에서 눈으로 확인할 수 있어서, 뒤늦게 기억을 두고 조율하는 일이 줄었어요.

"'이 부분은 변경해 드릴 수 있습니다'라는 말이 많았어요"

최종 결정에서 가장 컸던 건 대응 속도였습니다. 문의에 대한 답변이 굉장히 빠르고, 제가 무엇을 요구하는지 즉각즉각 반응해 주셨어요. 다른 곳들은 "이건 픽스되어 있어서 저희 기준에 맞춰주셔야 합니다"라거나 아예 안 된다고 하는 경우가 많았는데, 여기는 몇천만 원짜리 맞춤 제작 수준은 아니지만 정해진 틀 안에서 저희 쪽에 맞게 변경해주는 부분이 꽤 많았습니다. 문의 내용의 80% 이상을 맞출 수 있는 방향으로 대응해 주셨어요.

인사관리 기능은 이미 있었고 메신저·전자결재는 개발 중이었는데, 완료 시점을 9~10월로 명확하게 말씀해 주셨습니다. 다른 곳처럼 "개발 중인데 시점은 모르겠다, 1년 걸릴 수도 있다"가 아니었던 점이 결정에 영향을 줬고, 금액도 비교했을 때 나쁘지 않았어요.

Q. 솔직하게, 아직 남아있는 과제도 있을까요?

"아직 적응 단계지만, 시간이 줄어드는 게 보여요"

솔직히 초반에는 적응하기 힘들었고 지금도 적응 기간입니다. 저희도 프로그램에 익숙해지는 중이고 근로자분들도 아직 100% 정확하게 쓰지는 못해요. 인원수가 많다 보니 힘든 부분도 있습니다.

그래도 시간이 점점 줄어드는 것은 눈에 보입니다. 이 정도로 접근하면 빠르면 2~3개월 안에 저희가 하려던 것들이 제대로 실현되겠다는 게 지금은 보여요.

임팩트플로우는 B2B SaaS 도입을 검토할 때 조건을 정리하고 그에 맞는 솔루션만 선별해 비교할 수 있도록 구매 의사결정을 구조화합니다. 이 사례처럼 근무 형태가 특수한 조직은 "우리 조건이 실제로 적용되는가"를 초반에 가려내는 것이 검토 기간을 좌우합니다.

Q. 비슷한 고민을 가진 실무자들에게 전하고 싶은 한마디

"무작정 무료 체험부터 돌리지 마세요"

저는 업체를 찾는 데 6개월, 무료 체험을 돌려보는 데 3~4개월이 걸렸어요. 일일이 전화해서 설명하면 거의 다 "무료 체험 먼저 해보세요"라고 합니다. 그런데 막상 써보면 무료 체험이라 받을 수 있는 지원도 없고, 이건 안 되고 저건 안 되면서 시간만 흘러요.

그래서 이 순서를 권하고 싶어요. 먼저 우리 시스템은 이렇고 필요한 건 이런 것들이라고 정리해서 상담을 받고, 안내받은 회사들만 통화해본 다음, 그중 가격대와 회사 상황이 맞는 두세 곳만 무료 체험하고 결정하는 것입니다. 요구 사항이 많은 회사일수록 이 방식이 확실히 유리할 거예요.

Q. 정말 솔직하게... 임팩트플로우를 다시 찾고 싶으신가요?

"이관이 필요해지면 다시 자문을 구할 것 같아요"

네, 그럴 것 같아요. "여기랑 해봤는데 이런 부분이 아쉬웠고, 이관할 수 있는 것들이 이 정도로 필요하다"고 말씀드리면서 자문을 구하겠죠. 저희 조건을 많이 찾아봐 주셨고 제가 무엇을 원하는지 정확히 파악하고 계시기 때문에, 처음부터 다시 설명할 필요가 없다는 점이 큽니다. 나중에 지인 회사가 솔루션을 도입하려 한다면 이 담당자분 연락처를 드리고 싶을 정도로 마음에 들었어요.

"전산화를 막 시작하는 회사라면요"

제가 쓰는 프로그램 기준으로 보면 인원이 40명 정도부터 늘어나고 매출이 오르면서 전산화를 막 시작하는 회사에 잘 맞을 것 같아요. 9시 출근 6시 퇴근이고 야근도 없는 회사라면 굳이 필요하지 않을 수 있지만, 저희처럼 스케줄이 계속 돌아가거나 3교대·야간 근무가 있거나 호출 업무가 있고, 연차·단차·야근수당이 각각 분리되어 있는 곳이라면 처음부터 이런 방식으로 가는 게 훨씬 깔끔합니다.

자주 묻는 질문

가능합니다. 핵심은 근무 스케줄을 시스템에 등록해두고 실제 기록을 그 스케줄과 자동 비교해 정상·지각·누락·야근을 판정하는 구조인지입니다. 이 사례처럼 오전·오후·야간이 파트별로 다르게 돌아가는 조직은 "스케줄 등록 기반 판정"이 되는지를 첫 질문으로 확인하는 것이 좋습니다.

네 가지를 모두 갖춘 솔루션은 많지 않습니다. 이 사례에서도 인사평가는 있는데 메신저가 없거나, 출퇴근만 지원하는 경우가 많았습니다. 검토 초반에 4개 전부 한 곳으로 갈지, 앱 2개 조합을 허용할지를 정해두면 기간이 줄어듭니다. 개발 중인 기능이 있다면 완료 시점을 월 단위로 받아두는 것이 안전합니다.

약 1년입니다. 조건에 맞는 업체를 찾는 데 6개월, 무료 체험을 한 달씩 돌려보는 데 3~4개월이 걸렸습니다. 무료 체험 중에는 지원을 충분히 받기 어려워 시간만 흐른 구간이 있었으므로, 요구 조건을 먼저 정리해 후보를 2~3곳으로 좁힌 뒤 체험하는 순서가 효율적입니다.

근무 형태가 특수하면 맞춤 개발이 정답처럼 보이지만, 초기 비용이 수천만 원 단위로 올라가면 안 맞았을 때의 위험도 함께 커집니다. 이 사례는 정해진 틀 안에서 사내 기준을 반영해줄 수 있는지를 기준으로 판단해, 1~2년 뒤 재검토가 가능한 규모에서 시작했습니다. 단 교체 시 데이터 이관과 직원 재적응 비용은 미리 계산해두는 것이 좋습니다.

임팩트플로우는 B2B SaaS 구매 의사결정을 구조화하고, 그 결과를 세일즈 실행까지 연결하는 AI GTM 시스템입니다.