퇴직금 DC 전환 절차 — 기존 근속분 처리 3가지 방식과 동의 실무

퇴직금 DC 전환 절차의 핵심은 이미 쌓인 근속분 처리입니다. 기존 근속분은 ①DC형에 소급 적립 ②전환 전 근속분만 퇴직금으로 유지 ③법정 사유가 있는 근로자만 중간정산 중 하나로 처리하고, 근로자대표 동의와 규약 신고를 거쳐 전환합니다.

퇴직금 DC 전환이란 — 신규 도입과 다른 점

퇴직금 DC 전환이란 퇴직금 제도만 운영하던 사업장이 근로자퇴직급여 보장법에 따라 확정기여형(DC) 퇴직연금으로 퇴직급여제도를 바꾸는 것을 말합니다. 사용자가 설정된 퇴직급여제도를 다른 종류로 바꾸려면 근로자 과반수가 가입한 노동조합이 있으면 그 노동조합, 없으면 근로자 과반수의 동의를 받아야 합니다(근로자퇴직급여 보장법 제4조 제3항).

새로 문을 연 사업장이 처음부터 DC형을 설정하는 경우와 가장 크게 다른 점은 이미 쌓인 근속분이 있다는 것입니다. 전환일 이전에 일한 기간은 퇴직금 제도 아래에서 발생한 권리이므로, 그 기간을 DC 계정으로 옮길지 퇴직금으로 남길지를 전환 전에 정해야 합니다. 이 결정에 따라 회사가 당장 마련해야 할 재원, 근로자에게 설명할 내용, 퇴직 때의 계산 방식이 모두 달라집니다.

규약 작성·사업자 계약·신고처럼 신규 도입과 같은 일반 절차는 퇴직연금 도입 절차 6단계 체크리스트에 정리돼 있습니다. 아래에서는 전환 사업장에서만 생기는 판단에 집중합니다.

전환 전에 정할 것 — 기준일·대상 범위·과거근무기간

전환 작업을 시작하기 전에 세 가지를 먼저 확정해야 규약 초안을 쓸 수 있습니다. 세 가지 모두 근로자 설명 자료에 그대로 들어가므로, 내부 결재 단계에서 숫자로 정리해 둡니다.

• 전환 기준일: DC형 가입이 시작되는 날입니다. 과거근무기간을 소급한다면 이 날짜 기준 평균임금이 과거분 부담금의 기준이 되므로, 상여 지급 직후처럼 평균임금이 크게 흔들리는 시점인지 미리 확인합니다.
• 대상 범위: 전 직원을 일괄 전환할지, 규약에서 근로자에게 가입 여부를 선택하게 할지 정합니다. 하나의 사업 안에서 급여와 부담금 산정 방법에 차등을 두는 것은 금지되므로(같은 법 제4조 제2항), 직급이나 부서만으로 대상을 가르는 설계는 피합니다.
• 과거근무기간 처리: 퇴직연금제도 설정 전에 해당 사업에서 제공한 근로기간도 가입기간으로 할 수 있고, 중간정산으로 이미 받은 기간은 제외합니다(같은 법 제14조 제2항, DC형은 제19조 제2항으로 준용). 넣을지 말지, 넣는다면 전부인지 일부인지가 다음 장의 3가지 방식입니다.

DB형과 DC형 중 무엇을 고를지 아직 정하지 않았다면 DC형 vs DB형 퇴직연금 의사결정 가이드에서 유형 선택부터 확인합니다. 상시근로자가 적은 사업장은 근로복지공단 푸른씨앗 같은 선택지도 있어 소규모 사업장 퇴직연금 도입 가이드를 함께 보는 편이 좋습니다.

기존 근속분 처리 3가지 방식 비교

기존 근속분을 다루는 방법은 크게 세 가지입니다. 회사의 현금 여력, 근로자가 받아들일 수 있는 수준, 전환 뒤 관리 부담을 함께 놓고 고릅니다.

①안의 산정 기준은 법제처 법령해석에 근거합니다. DC형을 설정하면서 이전 근로기간을 가입기간에 포함하는 경우, 사용자는 제도 설정 시점의 계속근로기간 1년에 대해 30일분 이상의 평균임금을 부담금으로 내야 한다고 해석했습니다(법제처 법령해석 21-0367, 2021.8.25.). 퇴직금 제도 아래에서 이미 보장되던 수준을 전환 때문에 낮출 수 없다는 취지입니다.

③안은 기존 근속분을 정리하는 수단처럼 보이지만, 퇴직금 중간정산은 무주택자 주택 구입, 6개월 이상 요양 의료비, 최근 5년 내 파산·개인회생, 임금피크제 시행 등 시행령이 정한 사유로 근로자가 요구할 때만 가능합니다(근로자퇴직급여 보장법 시행령 제3조). 전 직원을 한 번에 정산하는 방식으로는 쓸 수 없고, 실제로는 ①이나 ②를 기본으로 두고 사유가 있는 일부 근로자에게만 ③이 섞이는 형태가 됩니다.

인사 실무자 커뮤니티에서도 전환 절차를 묻는 글과 함께 '기존 근속분 처리 방식을 회사가 임의로 정할 수 있는지', '설립 1년이 지나 쌓인 1년분은 어떻게 하는지'를 묻는 글이 반복해서 올라옵니다. 방식 선택은 회사 단독 결정이 아니라 규약에 담아 근로자대표 동의를 받는 사항이라는 점이 답의 출발점입니다.

방식별 실무 — 소급 적립액 산정과 이원 관리 계산

①안 소급 적립액 산정 예시입니다. 전환 기준일 현재 근속 4년, 1일 평균임금 10만 원인 근로자라면 과거분 부담금은 10만 원 × 30일 × 4년 = 1,200만 원 이상입니다. 근속에 1년 미만 끝수가 있으면 일수 비례로 더하는 것이 퇴직금 산정 관행과 맞습니다. 평균임금은 전환 기준일 이전 3개월 임금총액을 그 기간 총일수로 나눈 값이므로(근로기준법 제2조 제1항 제6호), 직전 3개월에 상여·연차수당이 들어갔는지에 따라 금액이 달라집니다.

과거분을 한 번에 낼 여력이 없다면 분할 납입을 검토합니다. 고용노동부 행정해석은 과거 근로기간을 일괄 또는 순차로 소급할지, 전체 또는 일부만 소급할지를 사용자의 재정 부담을 감안해 노사 합의로 규약에서 정할 수 있다고 보면서도, DC형의 취지상 소급 기간의 부담금은 가급적 전액 납입하는 것이 타당하다는 입장입니다. 법령에 분할 기한이 따로 정해져 있지 않으므로 분할 횟수·납입 기일을 규약 부담금 조항에 구체적으로 적고, 분할 기간 중 퇴직자가 생기면 남은 금액을 퇴직 시점에 정산하는 규정까지 함께 둡니다. DC형 사용자는 가입자가 퇴직했는데 부담금을 미납한 경우 14일 이내에 부담금과 지연이자를 납입해야 하기 때문입니다(같은 법 제20조 제5항).

②안 이원 관리 계산 예시입니다. 전환 전 근속 4년인 근로자가 전환 뒤 3년을 더 일하고 퇴직하면, 퇴직급여는 두 덩어리로 나뉩니다.

• 전환 전 4년분 퇴직금: 퇴직 당시 1일 평균임금 × 30일 × 4년(근로자퇴직급여 보장법 제8조 제1항). 퇴직 당시 평균임금이 12만 원이면 1,440만 원입니다.
• 전환 후 3년분 DC 적립금: 매년 연간 임금총액의 12분의 1 이상 납입한 원금(근로자퇴직급여 보장법 제20조 제1항)과 운용 수익의 합계입니다.

퇴직금 부분은 퇴직 시점 평균임금으로 계산되므로 임금이 오를수록 회사 부담이 커지고, DC 부분은 운용 결과에 따라 근로자마다 금액이 다릅니다. 근로자 한 명에게 계산 기준이 서로 다른 급여 두 개가 퇴직 때까지 남는 구조라, 전환 기준일·전환 전 근속기간·중간정산 이력을 근로자별로 고정 기록해 두지 않으면 퇴직정산에서 기간을 이중으로 세거나 빠뜨리는 오류가 생깁니다. 이 기록을 엑셀 파일 하나에 의존하면 담당자가 바뀔 때 근거가 사라지기 쉽습니다.

급여 시스템에 전환 기준일과 근속 정보를 인사 마스터 항목으로 남기고, 퇴직 처리 때 퇴직금 구간과 DC 구간을 자동으로 나눠 계산하게 해 두면 이원 계산 오류를 구조적으로 막을 수 있습니다. 매달 DC 부담금도 같은 급여 데이터에서 산출되므로, 산정과 정산이 한 흐름으로 이어지는지가 전환 뒤 업무량을 좌우합니다. 교대근무 사업장이 인사·급여 업무를 한 시스템으로 묶은 과정은 제조 교대근무 기업 고객사례에서 확인할 수 있습니다.

임팩트플로우는 B2B SaaS 매칭 플랫폼으로, 기업에 최적화된 급여관리 솔루션을 연결합니다. 전환 뒤 퇴직금과 DC 적립금이 함께 남는 직원의 퇴직정산, 매달 DC 부담금 산정을 급여 데이터에서 자동으로 처리하려면 급여관리 솔루션 목록에서 퇴직정산 기능을 먼저 비교해 보세요.

근로자 동의와 반대하는 근로자 처리

퇴직금 제도에서 DC형으로 바꾸는 데 필요한 것은 근로자 전원의 동의가 아니라 근로자대표의 동의입니다(제4조 제3항). 과반수 노동조합이 없다면 동의를 받는 시점의 전체 근로자 과반수가 기준이므로, 같은 날짜 기준 재직자 명부를 동의서와 함께 보관해 과반수 충족을 입증할 수 있게 합니다. 동의서에는 어떤 규약안에 동의했는지 특정할 수 있도록 규약 버전과 작성일, 과거근무기간 처리 방식을 적습니다.

개별 근로자가 반대할 때의 처리는 규약을 어떻게 정했는지에 달려 있습니다. 고용노동부 행정해석(퇴직연금복지과, 2018.7.25.)은 근로자대표 동의를 받아 퇴직연금제도를 유효하게 설정했고 규약에서 전 근로자를 가입 대상으로 정했다면 개인적으로 반대한 근로자도 가입 대상이 되고, 규약에서 근로자 개인에게 가입 여부 선택권을 주었다면 가입을 신청한 근로자만 가입자가 된다고 봅니다. 즉 반대자를 어떻게 다룰지는 동의 이후가 아니라 규약을 쓰는 단계에서 결정됩니다.

• 전원 전환형 규약: 반대자도 DC형 적용. 다만 기존 근속분을 ②안으로 남기면 반대자의 기득권이 퇴직금으로 보전된다는 점을 설명 자료에 명시해 반발을 줄입니다.
• 선택형 규약: 미가입자는 퇴직금 제도가 유지되므로 회사는 퇴직금과 DC를 병행 운영하게 됩니다. 미가입자의 퇴직금 지급 재원과 나중에 가입을 신청할 때의 절차(가입 시점·과거분 처리)를 규약에 함께 적습니다.

근로자대표 동의 절차를 갖춰 제도를 바꾸더라도, 개별 근로자와 그보다 유리한 조건을 따로 약정한 경우에는 그 약정이 문제될 수 있으므로 개별 연봉계약서의 퇴직급여 조항도 전환 전에 함께 확인합니다.

규약 작성·신고에서 전환 사업장만 챙길 항목

DC형 퇴직연금규약에는 부담금의 부담, 부담금의 산정과 납입, 적립금 운용, 중도인출 등과 함께 가입기간에 관한 사항이 들어갑니다(같은 법 제19조 제1항). 퇴직연금사업자가 주는 표준 양식에는 이 항목들이 이미 있지만, 전환 사업장이라면 아래 내용을 직접 채워야 합니다.

• 가입기간 조항: 과거근무기간 포함 여부, 포함한다면 전부인지 일부인지, 중간정산 기간 제외 문구
• 과거분 부담금 산정 기준: 전환 기준일 평균임금 × 30일 × 근속연수 이상이라는 산식(법제처 법령해석 21-0367)과 근속 끝수 처리
• 과거분 납입 방법: 일시 또는 분할, 분할 시 횟수·기일, 분할 중 퇴직자 잔액 정산
• 정기 부담금 산정 기준: 연간 임금총액에 넣는 항목(기본급·정기상여·수당)과 월 납입·연 납입 여부, 연말 정산 방식
• 가입 대상과 선택권: 전원 전환형인지 선택형인지, 선택형이면 신청 기한과 사후 가입 절차
• 사업장·직군이 여럿인 회사: 사업장별로 전환 시점이나 과거분 처리를 달리하려면 규약 단위를 어떻게 나눌지, 이원 관리 대상자 명부를 누가 유지할지

규약이 완성되면 근로자대표 동의서와 함께 관할 지방고용노동관서에 신고합니다. 신고서 서식과 첨부 서류는 정부24 퇴직연금규약 신고 안내에서 확인할 수 있습니다. 퇴직연금사업자를 아직 고르지 않았다면 과거분 분할 납입 처리와 부담금 파일 양식을 계약 전에 확인하고, 사업자 유형별 기준은 퇴직연금 사업자 선택 기준을 참고합니다.

전환 후 첫 해 자주 생기는 실수

전환 작업이 끝나면 오류는 대부분 첫 해 운영에서 드러납니다. 커뮤니티 질문에서 반복되는 사례를 기준으로 네 가지를 정리했습니다.

① 첫 중도퇴사자를 퇴직금 방식으로 계산합니다. DC형 전환 후 첫 퇴사자가 나오면 평균임금으로 계산해야 하는지 헷갈려 하는 경우가 많습니다. DC 구간은 평균임금과 무관하게 퇴사 연도 임금총액의 12분의 1 이상(근로자퇴직급여 보장법 제20조 제1항)에서 이미 낸 부담금을 뺀 금액을 추가 납입한 뒤 IRP로 이전하는 구조입니다. ②안을 택했다면 전환 전 구간만 따로 평균임금으로 퇴직금을 계산합니다.

② 연간 정산을 하지 않습니다. 부담금을 '최근 3개월 급여 ÷ 3 × 12' 같은 추정치로 매년 내고 끝내면, 상여·수당이 있는 사업장에서는 실제 연간 임금총액의 12분의 1에 못 미쳐 과소납입이 쌓입니다. 법정 기준은 연간 임금총액의 12분의 1 이상이므로(같은 법 제20조 제1항), 연말에 실제 임금총액과 대조해 차액을 납입합니다.

③ 이원 계산에서 기간을 겹치거나 빠뜨립니다. ②안 사업장에서 퇴직금 구간을 입사일부터 퇴직일까지 전체로 계산하거나, 중간정산 이력이 있는 근로자의 정산 이전 기간을 다시 넣는 실수입니다. 퇴직금 구간의 시작은 입사일 또는 마지막 중간정산 다음 날, 끝은 전환 기준일 전날입니다.

④ 납입이 늦어져 지연이자가 붙습니다. 규약에서 정한 납입 기일까지 부담금을 내지 않으면 다음 날부터 지연이자를 함께 내야 하며(제20조 제3항), 이율은 퇴직 등 지급 사유 발생 후 14일까지 연 10%, 그 이후 납입일까지 연 20%입니다(같은 법 시행령 제11조). 분할 납입 중인 과거분 잔액도 퇴직자에게는 미납 부담금이 되므로 퇴직 처리 체크리스트에 넣어 둡니다.

출처: 국가법령정보센터 근로자퇴직급여 보장법 · 국가법령정보센터 근로자퇴직급여 보장법 시행령 · 법제처 법령해석 21-0367

자주 묻는 질문

전원이 아니라 근로자대표의 동의가 요건입니다. 근로자 과반수가 가입한 노동조합이 있으면 그 노동조합, 없으면 근로자 과반수가 동의하면 됩니다(근로자퇴직급여 보장법 제4조 제3항). 반대한 근로자에게도 적용되는지는 규약이 전원 가입형인지 선택형인지에 따라 달라집니다.

의무는 아닙니다. 과거근무기간을 가입기간에 넣을지는 선택이며(제14조 제2항), 넣지 않으면 전환 전 근속분은 퇴직금으로 남아 퇴직 당시 평균임금으로 계산됩니다. 넣기로 했다면 전환 시점 평균임금 × 30일 × 근속연수 이상을 부담금으로 내야 합니다(법제처 법령해석 21-0367).

고용노동부 행정해석은 일괄 소급과 순차 소급, 전체 소급과 일부 소급을 사용자의 재정 부담을 고려해 노사 합의로 규약에서 정할 수 있다고 봅니다. 다만 가급적 전액 납입이 타당하다는 입장이므로, 분할한다면 횟수·기일과 분할 중 퇴직자의 잔액 정산 방법을 규약에 구체적으로 적어야 합니다.

안 됩니다. 퇴직금 중간정산은 무주택자 주택 구입, 6개월 이상 요양 의료비, 파산·개인회생 등 시행령 제3조의 사유로 근로자가 요구할 때만 가능합니다. 사유가 있는 근로자만 개별로 정산하고, 정산한 기간은 DC 가입기간에서 제외합니다.

DC 전환 뒤 매달 부담금 산정, 연말 정산, 퇴직금과 DC가 함께 남는 직원의 퇴직정산까지 엑셀로 맞추고 있다면 급여 데이터와 퇴직급여 업무가 한 흐름으로 이어지는지가 솔루션을 고르는 기준입니다. 임팩트플로우는 B2B SaaS 매칭 플랫폼으로, 기업에 최적화된 급여관리 솔루션을 연결합니다. 인원과 급여 구조를 알려주시면 조건에 맞는 솔루션을 무료로 매칭해 드립니다.