근태관리 프로그램, 어떻게 비교해야하나요?

근태관리 프로그램은 ① 도입 목적, ② 우리 회사 근무제 대응 여부, ③ 출퇴근 입력수단을 먼저 정한 뒤 직원 수 규모와 급여·전자결재 연동 요건으로 후보를 좁히는 순서로 비교합니다. 기능 목록부터 비교하면 대부분 비슷해 보여 결정이 늦어집니다.

많은 기업들이 엑셀을 근태관리에 사용하곤 하지만, 실제 근태관리 프로그램을 사용하는 것이 더 많은 이점을 가져올 수 있습니다. 관리자의 책상에서 모두의 얼굴을 확인가능한 10명 규모의 소규모 기업까지가 엑셀로 근태관리, 휴가관리 등을 무리없이 처리할 수 있는 한계가 아닌가 생각합니다. 근태관리 프로그램을 사용하면 대표적으로 아래와 같은 장점이 있습니다.

근태관리 프로그램 도입의 필요성

1. 효율성과 확장성: 엑셀로 근태를 관리하면 수동으로 데이터를 입력하고 관리해야 하기 때문에 시간이 많이 소요됩니다. 또 기업의 성장과 함께 직원 수가 늘어나면 엑셀로의 근태 관리는 점점 더 복잡해집니다. 근태관리 프로그램은 기업의 확장에 따라 쉽게 조정할 수 있는 유연성을 제공하면서 반복되는 작업을 자동화해 효율성을 높여줍니다. 백오피스 업무가 가벼워져야 해당 리소스를 직원 복지, 채용, 교육 등에 사용할 수 있는 기반이 마련됩니다.
2. 정확성과 보안: 엑셀에서는 실수로 데이터를 잘못 입력하거나 삭제할 위험이 있습니다. 최소 한번쯤은 자신의 근태기록과 회사에서 관리하는 근태기록 혹은 연차휴가의 잔여일수가 맞지 않아 서로 상호 체크를 하며 조정한 경험이 있을텐데요. 근태관리 프로그램은 전자적으로 출퇴근 기록을 처리하고 연차휴가에 대해서도 최초에 기준을 설정해 놓으면 자동으로 발생되고 차감되니 회사가 구성원으로부터 괜히 신뢰를 잃을 일을 만들지 않을 수 있습니다. 또한, 엑셀 파일은 상대적으로 보안이 약할 수 있으며, 민감한 직원 정보가 유출될 위험이 있습니다. 전문 근태관리 프로그램은 강력한 보안 기능을 제공하여 데이터를 안전하게 보호합니다.
3. 규정 준수: 관리자 입장에서는 주52시간제와 같은 한국의 노동법률과 기준을 정확히 이해하고 적용하는 것이 복잡할 수 있습니다. 직원들 조차 우리회사가 근로기준법에 맞게 근무제를 시행하고 있는 것인지 확신을 갖기 쉽지 않습니다. 또한, 이러한 관련 법률이 심심치않게 변경되는 일이 발생합니다. 매번 법률을 검토하고 해석하며 우리회사에 맞게 시행하는 것 까지 번거로운 일이 아닐 수 없습니다. 근태관리 프로그램은 이러한 법률과 규정을 준수하기 위해 설계되어 있어 법적 문제를 방지할 수 있고, 상호 신뢰 형성에 기초가 됩니다.

이러한 이유로, 엑셀보다 전문 근태관리 프로그램을 사용하는 것이 근무 환경을 향상시키고 기업 경영에 있어 효과적인 선택이 될 수 있습니다.

근태관리 프로그램 비교검토의 어려움

그런데 근태관리 프로그램을 도입하고자 정보수집을 하며 비교하는 과정이 그렇게 간단하지 않습니다. 제가 직접 네이버에 검색을 해보았습니다. ‘근태관리 프로그램’이라고 검색(’23.08.08 기준)을 한 결과화면입니다.

"막상 또 사용해 봤을 때 GPS나 이런 게 명확히 되는 것도 아닌 것 같고 QR도 좀 오류가 있고 이렇더라고요"

— 학원 기업

파워링크 광고노출순으로 다수의 근태관리 프로그램이 표시되네요. 이런 생각이 들 수 있습니다.

근태관리 기능을 제공하는 솔루션의 종류는 100개 정도나 되어보이고 이 중 소매점이 사용할 만한 무료어플을 제외한 기업이 사용할 만한 것으로 추려보아도 70개는 되는 것 같습니다. 어떻게 고르면 될까요? 체크포인트를 알려드립니다.

놓치면 안되는 근태관리 프로그램 도입검토 체크리스트 3가지

도입의 목적을 확인

실제로 도입검토 안건에 대해 히어링을 해보니 신규 도입일 경우 크게 3가지 정도 경우가 많이 있었던 것 같습니다.

"지금 교대 근무 관련된 게 근태가 전혀 안 돼요. 일반 주간 근무자 사무직이나 이런 데는 쓸 수 있을 것 같은데 그 (교대 근무)에는 전혀 대입이 안 되는 거더라고요."

— 현장직(다지점 운영) 기업 대표 (사업장 3~4곳)

• 다양한 근무제에 따른 출퇴근관리 및 연차휴가관리 효율화
• 급여계산 효율화(자동화)
• 구성원이 빠르게 늘어나 인사노무, 협업툴(그룹웨어), 채용관리, 성과관리 등 전반적인 업무기반 시스템의 도입

다양한 근무제에 따른 출퇴근관리 및 연차휴가관리 효율화

급여계산 관련은 외부의뢰 혹은 기존 시스템이나 엑셀을 활용하여 수행하고 있으면서 우선 외근, 재택근무, 휴일근무 등에 대해 적절히 출퇴근관리를 수행하고 싶은 경우입니다. 이때에는 뒤에서 언급할 근무제 대응여부를 먼저 확인해보아야 합니다. 외근 혹은 재택근무에 대해서는 출퇴근 시간 뿐만아니라 장소에 대해서도 체크가 되어야 하므로 해당 기능을 제공하는지 확인해 보아야 합니다.

급여계산 효율화(자동화)

다음으로 매달 수행하는 급여계산 업무를 효율화하고 싶어서 근태, 휴가관리까지 시스템화하기를 검토하는 경우입니다. 급여계산을 하기위해서는 구성원의 출퇴근 기록, 야근 기록, 휴가(유급, 무급)과 같은 raw data가 필요한데요. 이 데이터부터 효율적으로 관리되어 있지 않으면 급여계산을 위해서 데이터를 입력하고 상호체크, 가공하는 비효율이 발생하게 됩니다.

출처: 플렉스 공식홈페이지

이 경우에는 근태관리 기능과 더불어 급여계산 기능을 함께 제공하는지 확인하는 것이 우선 필요합니다. 또한, 급여계산이 단순히 급여정산 기능에 불과한 것인지, 급여 지급항목을 우리회사의 실정에 맞게 필요에 따라 추가할 수 있는지 확인하는 것이 필요합니다. 마지막으로 급여대장작성 관리 및 급여명세서의 자동발송과 같이 급여계산 이후의 업무까지도 효율적으로 수행할 수 있도록 지원하는 프로그램을 안내합니다.

조직의 빠른 성장에 대응하기 위한 업무 전반에 걸친 시스템 도입검토

도입 범위가 넓은 만큼 가장 복잡한 경우에 해당합니다. 이경우에는 1)백오피스 관련 넓은 업무에 대해 통합적으로 기능제공을 하는 솔루션을 고를 수도 있고, 범위를 나누어 2)해당 업무에 특화된 솔루션을 조합하여 선택할 수도 있겠습니다. 각각 장단점은 있습니다.

우리회사의 근무제 대응여부

주52시간제가 시행되고 유연근무제가 확대되면서 같은 회사내에서도 직무별로 다양한 근로제를 운영하는 등 근무제와 관련된 많은 변화가 진행되고 있습니다. 더불어 재택근무, 외근에 대해서는 별도의 대응이 필요하기 때문에 간주근로 설정이 가능한지 등 근태관리 시스템이 어디까지 대응 및 설정 가능한 것인지 알아볼 필요가 있습니다.

출처: 원티드스페이스 공식홈페이지

또한, 재택근무의 경우 재택근무와 리모트(원격) 근무를 구분하고자 하는 수요가 있다면 wifi/ip를 통한 위치 인증 기능도 검토할 수 있습니다. 간혹 재택근무와 워케이션을 동일시 하는 임직원들도 있는데 그런경우 체크가 가능하겠죠? 이외에도 아래의 항목에 대해서는 한번 생각해보실 필요가 있습니다. 물론 있으면 좋은 기능들이겠지만 그렇게 하나하나 필요조건이 늘어나게 되면 선택지가 점점 좁아지니 반드시 필요한 점만 체크해 보세요.

• 위치인증 기능의 필요여부
• 코어타임 설정 가능여부
• 간주근로(외근직) 대응 가능여부
• 이석관리(일정시간 PC의 움직임이 없으면 근무시간 제외) 기능의 필요여부 등

출퇴근 입력수단

보통 소규모 기업은 세콤이나 ADT캡스과 같은 출입문 시스템으로 출퇴근시간을 기록하는 경우가 많으실 텐데요. 사실, 출퇴근 기록을 하는 수단은 의외로 다양하고 근무제와도 연관이 되어 있습니다. 코로나로 재택근무가 반강제적으로 시행되면서 웹사이트나 모바일 App을 통해서 출퇴근 기록을 하고 업무를 하는 문화가 확산 되기도 하였습니다. 아래와 같은 출퇴근 기록 수단에 중에 어떤 것이 필요한지 확인해 볼 필요가 있습니다.

• 지문인식(지정맥인식)
• 안면인식
• 사원증
• BEACON, NFC
• Web/App
• 세콤/캡스와의 연동
• PC ON/OFF 근태입력 등

직원 수 규모별 근태관리 프로그램 선택 기준

같은 근태관리 프로그램이라도 상시 근로자 수에 따라 반드시 있어야 하는 기능이 달라집니다. 규모가 커질수록 새로 적용되는 법적 의무가 생기고, 그 의무가 곧 시스템에 남겨야 할 기록이 되기 때문입니다. 아래 표에서 우리 회사 구간을 먼저 찾고, 그 줄의 기능부터 후보 솔루션에 확인해 보세요.

규모와 무관하게 공통으로 확인할 것이 하나 있습니다. 근로시간·임금 관련 서류는 3년간 보존해야 하므로(근로기준법 제42조, 같은 법 시행령 제22조), 해지 이후에도 데이터를 내려받을 수 있는지와 보관 기간 정책을 계약 전에 물어보세요.

근무형태·업종별로 갈리는 체크포인트

기능 목록만 비교하면 대부분의 솔루션이 비슷해 보입니다. 차이는 우리 회사의 근무형태를 그대로 넣었을 때 드러납니다. 아래 표의 '확인 질문'을 그대로 후보 업체에 물어보면 짧은 시간에 후보를 걸러낼 수 있습니다.

교대 근무가 중심이라면 교대근무 관리에 강한 근태관리 시스템 비교를, 위치 인증이 관건이라면 GPS 위치 인증 기반 출퇴근 기록 시스템 비교를 함께 보시면 조건에 맞는 후보를 더 빨리 좁힐 수 있습니다.

급여·전자결재·ERP 연동은 어디까지 되는지 묻는다

도입 후 만족도를 가장 크게 가르는 항목이 연동입니다. 그런데 업체마다 '연동'이라는 한 단어로 서로 다른 수준을 가리킵니다. 아래 3단계로 나눠 물어야 실제 업무량이 줄어드는지 알 수 있습니다.

1. 내보내기: 근태 데이터를 엑셀·CSV로 받아 담당자가 다른 시스템에 올리는 수준입니다. 입력 오류는 줄지만 월말 작업 시간은 크게 줄지 않습니다.
2. 단방향 전달: 근태 결과가 급여·ERP로 자동 전달됩니다. 확정 시점(마감)을 누가 언제 누르는지, 마감 후 수정이 어떻게 반영되는지가 관건입니다.
3. 양방향 동기화: 인사 정보(입퇴사·부서 이동·직급)가 한쪽에서 바뀌면 다른 쪽에 반영됩니다. 조직 변경이 잦은 회사라면 이 수준이 필요합니다.

축별로는 이렇게 확인하세요.

• 급여: 출퇴근·연장·야간·휴일·유급휴가·무급휴가가 각각 별도 항목으로 급여 쪽에 넘어가는지 확인합니다. 총 근로시간 하나만 넘어오면 가산수당 계산은 결국 수작업으로 남습니다. 회사 고유의 지급·공제 항목을 추가할 수 있는지도 함께 봅니다.
• 전자결재: 휴가·초과근무 신청이 결재선을 타고 승인된 뒤 근태 기록에 자동 반영되는지 확인합니다. 결재는 그룹웨어에서 하고 근태에 다시 입력해야 한다면 이중 입력이 그대로 남습니다.
• ERP·인사 시스템: 사번·조직도의 기준을 어느 쪽에 둘지 먼저 정하고, 연동 방식(API·파일 전송)과 주기(실시간·일 1회)를 확인합니다. 연동 개발이 별도 견적인지도 계약 전에 물어보세요.

연동은 기능 유무보다 우리가 쓰는 그 제품과 실제로 연결해 본 사례가 있는지가 더 정확한 신호입니다. 도입 사례가 있는지, 있다면 어느 범위까지 연결했는지 물어보세요.

일일이 비교하기에 시간이 없다면

임팩트플로우는 비대면으로 우리회사에 딱 맞는 업무용 소프트웨어를 선별해드리는 비교 서비스를 제공하고 있습니다. 안내을 받았다고 해서 무리한 영업 전화를 하거나 도입 의무가 발생하지 않으니 지금 바로 부담없이 우리회사의 근무제나 필요에 맞는 근태관리 프로그램을 비교 받아 보세요!

자주 묻는 질문

회사의 근무 유형(고정·교대·재택·외근 등)과 규모를 먼저 정의해야 합니다. 이 두 가지에 따라 필요한 인증 방식(지문·카드·GPS·IP)과 연동 범위(급여·ERP)가 달라지므로, 조건을 명확히 한 뒤 비교해야 불필요한 기능에 비용을 낭비하지 않습니다.

"매니저들을 한 20명 토털 25명, 그분들은 전국 각 지역마다 출퇴근을 시켜야 돼요. 지역에 다 상주하시는 분들이라 근태 관리를 해야 되잖아요."

— 용역/매니저 파견 기업 사업 담당자 (매니저 20-25명)

근로기준법 제42조에 따라 근로시간, 임금 지급 관련 서류는 최소 3년간 보관해야 합니다. 근태관리 시스템 선택 시 데이터 보관 기간 정책과 CSV 내보내기·감사 로그 기능을 확인하는 것이 중요합니다.

무료 솔루션은 기본 출퇴근 기록에 집중되고 연동·지원이 제한적입니다. 유료 솔루션은 급여 자동 연동, 다지점 관리, 전자결재 연동, 컴플라이언스 리포트 기능을 제공합니다. 일반적으로 50인 이상 또는 교대 근무가 있는 사업장에서는 유료 솔루션의 ROI가 상대적으로 높은 편으로 알려져 있습니다.

GPS 위치 인증 또는 IP 기반 인증이 적합합니다. GPS는 인증 반경 설정이 유연하고 외근에 강하며, IP 인증은 회사 망에 연결된 환경에서 간편합니다. 두 방식을 혼용하는 솔루션을 선택하면 근무 형태 변화에 유연하게 대응할 수 있습니다.

지점별 인증 반경 설정, 지점장 권한 분리, 통신이 끊긴 환경에서 기록한 출퇴근의 사후 반영 세 가지입니다. 본사 사무직 기준으로 설계된 제품은 이 세 지점에서 한계가 드러나므로, 도입 전 시험 단계에서 실제 지점 한 곳을 넣어 한 주기를 돌려보는 것이 가장 확실한 확인 방법입니다.

임팩트플로우는 B2B SaaS 구매 의사결정을 구조화하고, 그 결과를 세일즈 실행까지 연결하는 AI GTM 시스템입니다.